Апостиль

Люди, що виїжджають за кордон, часто стикаються з питанням, що для оформлення документів спадщини, шлюбу, покупки/продажу нерухомості, організації та установи приймаючої сторони, вимагають підтвердження автентичності, наданих їм паперів. З метою спрощення вирішення подібних питань, була створена міжнародна процедура апостиль – спеціальний штамп для легалізації документів в іноземних державах, що підтверджує їх справжність та юридичну силу.

Апостиль ставлять на оригінали документів та на їх копії. Заголовок штампа обов'язково повинен бути виконаний французькою мовою, а основний текст – на мові країни оригіналу, або французькою/англійською мовами.

Кожен апостиль має свій унікальний реєстраційний номер, і без надання оригіналів документів вважається недійсним. Штамп містить обов'язкову інформацію:

• назва країни, установи та ім'я представника, який підписав та проставив штамп;
• реєстраційний номер;
• дата складання;
• печатку, штамп установи.

У разі неповного заповнення обов'язкових реквізитів штампа, документ вважається не дійсним.

Штамп «Апостиль» («спрощена легалізація») діє у всіх країнах - учасницях Гаазької конвенції 1961 року. «Спрощеною», вона називається тому, що є недовгою процедурою і здійснюється в один етап, на відміну від тривалої процедури консульської легалізації. Якщо ж між країнами укладено спеціальний договір і прийнятий спрощений спосіб надання документів – апостилізація може не вимагатися.

Легалізація

Будь-яка людина, при виїзді за кордон на постійне місце проживання або для тимчасового перебування там, повинна підтвердити, коли їй це буде необхідно, законність документів або офіційних паперів. Для підтвердження автентичності документів, в країнах, які не взяли участь у Гаазькій конвенції 1961 року – Латинська Америка, арабські країни, Африка, Китай, існує консульська легалізація.

Консульська легалізація проходить в декілька етапів. Спочатку необхідно проставити печатки на оригінал документа в МЗС та в Мінюсті України. Потім, зробити переклад – з одночасним засвідченням копії та перекладу документа у нотаріуса. Знову отримати печатки в МЗС і Мінюсті України, але вже на перекладі документа. І на завершення, все засвідчити в консульстві потрібної країни. Документи мають юридичну силу тільки на території тієї країни, консульська відмітка якої проставлена.

Міністерство закордонних справ України проводить легалізацію паперів, які були видані на території України. Документи, отримані за межами України, для проходження процедури легалізації, повинні бути пред'явлені в консульство України на території країни, яка їх видала.

Існує і така процедура, як подвійна легалізація. Наприклад, щоб укласти шлюб у Китаї, необхідно підтвердити справжність свідоцтва про народження в МЗС, потім його переклад засвідчити у нотаріуса і знову направити у Мінюст і МЗС, а вже потім - в консульство Китаю в Україні. Для консульства Бразилії в Україні, завіряється штампом легалізації тільки оригінал документа, до якого прикріплюється копія та переклад, засвідчений нотаріусом.